员工手册不仅仅是规范员工行为的规章制度，而且对规范公司管理有良好的指导作用，即员工手册中规范员工行为与引导管理人员的行为并重。即《员工手册》可以引导人事专员在日常人事管理中如何取证，如何保存证据、如何具体操作等问题，因此，大多数问题人事专员都可以完全按照《员工手册》的程序来处理员工问题。
◆一、 员工入职前风险规避制度
员工入职前，主要风险在于员工的身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无与原单位解除劳动关系、是否存在竞业限制义务、是否存在保密义务等各种情况。
●条款设定：
应聘人员申请入职，必须填写入职申请表，提供合法的入职证件，包括但不限于身份证明、学历证明、资格证明、离职证明、健康证明等，应聘人员应保证或承诺其填写的个人情况及提供资料的真实性、其受聘于公司不违反任何法定或约定的义务，如有违反上述保证或承诺，视同应聘人员对公司采取欺诈手段，公司将有权依据《劳动合同法》的规定予以处分或解雇，不作任何补偿，给公司造成损失的，公司有权向其追偿。
应聘人员须授权公司查询其个人资料及相关证件，并承诺不因公司以此方式获取应聘人员个人信息资料而起诉，公司人力资源部将视情况需要核实应聘人员的个人资料。
◆二、 员工入职时劳动合同签订制度
《劳动合同法》虽然规定员工入职后一个月内签订劳动合同，但对于用人单位而言，最妥善的方式是在入职前就签订合同，这样可以避免员工入职后故意拖延或对劳动合同条款有异议，导致一个月内无法签订劳动合同，人事管理困扰或支付双倍工资的风险。
●参考规定：
公司实行劳动合同管理制度，员工入职前必须与公司签订劳动合同。未能在入职前签订劳动合同的员工，必须在入职后一个月内签订，员工拒绝签订的，公司可提前三日通知员工终止劳动关系，发放应得工资，不作其他任何补偿。
◆三、 试用期制度：
《劳动合同法》实施之前，在试用期，很多企业与员工签订试用期劳动合同或不签订劳动合同，且试用期一律为三个月，等试用期满再签订正式的劳动合同。这一做法现在已经面临很大风险，应予纠正，同时，企业录用员工时，应向其书面发出录用通知书，并在录用通知书上载明录用条件及不符合录用条件的后果。
●参考规定：
公司决定聘用应聘人员时，将向员工发出书面录用通知书。
新入职员工实行试用期制度，根据劳动合同期限的长短，试用期为一至六个月。
试用期内，公司根据员工表现，根据《录用通知书》及《公司绩效考核办法》考核是否符合录用条件，经考核符合录用条件的，转为正式员工，如员工被证明不符合录用条件，公司将即时解除劳动合同，不作任何补偿；试用期内，员工离职需提前三日书面通知公司。
◆四、 调整工作岗位制度
参考规定：
试用期满合同未到期员工，公司需调整员工工作岗位的，原则上需与员工协商一致，但公司临时调整员工工作岗位（不超过三个月）、公司组织架构调整、产业、产品结构调整及工艺规程、组织机构设置等情况发生变化以及员工不胜任工作岗位的情形除外。
公司将根据以下原则之一确定员工是否胜任本岗位工作：（需根据公司实际需要确定）
1.绩效考核不合格；
2.身体、知识、技术、职业资格及管理水平等无法达到岗位要求；
3.三个月内出现本岗位常规情况下不应出现之情形达三次或以上。
4.其他不符合岗位要求的情形。
员工经证实不胜任原工作岗位的，公司将根据公平、合理原则及员工实际，对员工进行培训或调整员工工作岗位（包括降职、换岗等），员工调整工作岗位后，根据以岗定薪的原则确定其薪资水平（包括提升或降低）。员工应按公司规定接受培训或到新岗位报到上班，不同意接受培训或调整工作岗位的，公司将根据《劳动合同法》及公司规章制度进行处分直至解除劳动合同。
◆五、 工资结构调整制度
很多企业在工资支付制度上存在不合理性，有些是给员工一个固定的工资，而并未有具体的项目，有些虽然分解成几个项目，但这些项目都是固定的，无法变动，这样就使工资支付僵化，无法灵活调整员工工资，导致只能调高而不能降低员工工资。我们认为应对工资结构进行调整，引入绩效奖金一栏，对其工资根据员工绩效进行浮动，以贯彻多劳多得的原则，提高员工的积极性，并将降低员工工资的主动权掌握在用人单位手中，同时，企业可以根据自身实际，制定合法合理的并具操作性的绩效考核办法，定期对员工的工作绩效进行考核，并据此调整员工工资、岗位，《绩效考核办法》可作为《员工手册》的附件发给员工。
●参考规定：
员工的工资结构由正常工作时间工资、加班工资、岗位工资（津贴）、（技术津贴）、绩效奖金等构成，岗位工资根据工种及职级确定，绩效奖金将根据员工本人绩效、本部门效益等予以浮动。
公司所称的正常工作时间工资，是为员工每月周一至周五每天八小时出勤的工资，该工资不低于深圳市最低工资标准，计算加班工资以其为基数。
月薪制工资人员，其工资实行包干制，即加班工资实行预付制，月薪工资中津贴一项包含约定的平时及双休例行加班时间的加班工资，超出约定的加班时间或者预付之加班工资不足以及法定节假日加班的，另行以正常工作时间工资按《劳动法》规定计算加班工资，具体见员工工资目录。
以上内容是我们从员工手册关于入职前风险规避制度、劳动合同签订制度、试用期制度、调整工作岗位制度等六点提出了制定及修改的建议，下面接下来继续给大家提出关于离职的有关规定等六个问题进行详细的分析并提出建议，以供大家参考：
◆一、加班、考勤记录及工资支付数额异议制度
例如，广东省高院及省仲裁委发布的指导意见，电子考勤记录须员工本人签名才能作为计算加班工资的依据。因此，员工手册可以在这方面予以规定。如果是纸质考勤卡，则每月结束后应由员工在纸质卡上签名确认，如电子考勤，有条件的企业可以每月将电子考勤记录打印出来，由员工确认签名，如认为这样成本过高，应在员工手册上作相应特殊规定，以确定电子打卡记录的有效性。
●参考规定：
公司每月向员工发放工资时，将书面记录支付员工姓名、工资数额、工作时间（含加班时数）、领取者的姓名以及签字、支付时间以及支付项目和金额、加班工资金额、应发金额、扣除项目和金额、实发金额等事项。员工领取工资时对工资台帐记载的工作时间、工资数额等确认无误后签名予以确认，如在签名后发现有误差，应在工资发放后七日内书面向公司人力资源部（财务部）提出，逾期则视为没有异议，公司将不再受理。
◆二、离职的有关规定
●参考规定：
试用期员工离职，须提前三日以《辞职申请书》书面形式向人力资源部提出；试用期满后的正式员工离职，应提前三十日以《辞职申请书》书面形式向人力资源部提出。提前通知期不足，造成公司经济损失的，应予赔偿。特殊情况下员工确需提前离职的，须人力资源部经理批准。
员工未按照劳动合同及公司的规定履行工作交接义务的，公司有权暂时不予支付员工经济补偿，超过三日仍拒不办理工作交接手续或不辞而别造成公司经济损失的，员工应当承担赔偿责任，公司有权从员工工资、经济补偿中予以扣除，工资、经济补偿尚不足以弥补损失的，员工仍需赔偿损失。
员工不辞而别导致公司无法为其办理离职手续的（包括但不限于退保、出具解除劳动合同的书面证明等），由此产生的一切法律后果由员工自行承担。
◆三、公司书面文件送达制度
公司的有关书面文件（如处分通知、解雇通知书等），在无法直接送达给员工时（如员工拒签、下落不明），公司应采取一定的措施，并在员工手册中予以规定。
●参考规定：
公司发送给员工的书面文件（包括但不限于处分通知、解除劳动合同通知），员工应配合签收，如书面文件无法直接送达至员工时（包括但不限于拒绝签收、下落不明），公司可以通过以下任一方式送达：
1.留置送达。员工拒绝承认错误的，由员工同事及上级主管签名确认拒绝签收的情形，或由工会予以确认备案，将书面文件留置于员工办公桌或其工作位置，该书面文件同时将在公司公告栏予以公告，此方式视为送达。
2.邮寄送达。将有关书面文件邮寄至员工的户籍地址或通讯地址，该书面邮寄文件一旦发出即视为送达。
3.公告送达。将在公司注册地地级市（含）以上报纸刊登书面公告或通知，刊登之日即视为送达之日。
书面文件一经送达，即发生法律效力。
◆四、违纪处分证据搜集制度
对于员工违纪处分，应根据公司实际列明相关行为，从轻微违纪到中度违纪再到严重违纪行为，一一列明相应的处罚措施，并制定屡次加重处罚行为或采取违纪累计记分制度。如第二次警告为记过或第二次警告为严重警告，一年内记大过三次的予以解雇处分等等。在对员工进行警告、记过、记大过处分时，可以同时予以罚款处分，如警告罚款20元、记过罚款50元等，如果不罚款，则可以采取扣绩效奖金的方式，如规定员工有违纪行为，视为绩效不良，所有处分行为作为绩效考核评估的依据。人事专员在处理员工违纪问题时，注意证据的搜集工作，如员工违纪的，要其书写书面检讨，承认错误，并将处分通知送达给员工签名确认，记入人事档案，在员工拒绝书写检讨、或检讨不符合事实时、或拒绝签名确认时，人事专员也可以采取邀请部门主管、组长、工会人员与员工谈话，并书面记录的方式进行证据固定工作（即通称的谈话笔录），最后由全体参加此次会谈的人员签名确认谈话内容，或者采用录音方式等。
◆五、民主程序问题
《劳动合同法》第四条规定，涉及员工切身利益的企业规章制度，需全体员工或职工代表大会通过，才能有效作为企业管理行为的依据。对此，在《员工手册》的制定或修改过程中，有条件的企业，可以采取由工会主持，每个部门选派一定代表，采取座谈方式，由专门人员记录座谈代表对《员工手册》相应条款发表的意见或建议，然后由所有与会人员签名。
◆六、公示问题
《员工手册》作为企业管理的依据，必须符合三个条件，民主性、公示性、合法性。合法性由律师审核，但民主性和公示性需要企业自行操作，律师仅提供具体操作建议。公示性，即企业规章制度必须向员工公示，以让员工知晓其内容。很多企业采取在公告栏公告的方式，单纯的此种方式不甚妥当，企业很难证明该规章制度是何时公示的。我们认为可以采取以下几种方式对其进行补强证据：
1、采取培训的方式。对于新员工，可以采取入职培训，受训人员并在培训会议上签名，签名簿上记载培训内容（如《员工手册》），这样就达到了公示效果；对于老员工，很多企业担心新制定的规章制度不方便向老员工公示，我们认为，老员工亦可以采取培训的方式，如在不加班的时候或生产比较闲的时候，要求员工培训，程序如前所述。
2、公告拍照。在张贴公告的当天，用数码相机将公告内容拍下，照片上记载拍照时间。
3、劳动局备案的方式。合法合理的规章制度，可以在劳动局备案，以证明规章制度的民主性、合法性及公示性，劳动局会出具证明以证实公示的时间。
4、将印刷成册的《员工手册》发给每一位员工，并让员工签收，此种方式对于老员工可能存在一定的操作障碍，如果有障碍可以对新员工采取此种方式。
《劳动合同法》第三十七条规定，“劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同。劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。”
这条法条规定的辞职权，是赋予了员工通知公司解除劳动合同的权力 ，只要劳动者提前三十天（试用期内提前三天）以书面形式通知用人单位，即可解除劳动合同。对于涉密岗位的员工，和公司有约定过脱密期的，必须在双方约定的期限前像单位提出离职。劳动者只要按照以上规定的时间自由辞职，不受企业的干涉，企业没有任何批准或者不批准的权力。
而实际操作中，很多员工会在辞职信上写“辞职申请”、“望公司批准为盼”、“请领导同意”之类的话，这样的语句的出现，就使得这份辞职信的性质有所变化，不再是通知，而是变成了申请。
这就意味着，如果是通知的话，公司没有批准权；如果是申请的话，公司就有批准权。
如果一份辞职信是通知性质的，根据《劳动合同法》的规定，满三十天，无论公司是否同意，劳动合同就解除了；如果一份辞职信是申请性质的，那么公司就可以批准或者不批准，实质上就变成了由员工提出的协商解除劳动合同。
有人会问，如果辞职信变成了申请性质的，那对公司不是更有利吗？
权力和义务是相互的，所以有利有弊还是需要看实际情况。
如果辞职信是通知性质的，员工想要撤销辞职申请，是需要公司同意的。如果辞职信是申请性质的，那么在公司明确回复员工同意或者不同意之前，劳动合同就一直有效，员工也可以单方面撤销他的辞职申请。
风险重点：
1、在新的立法背景下，用人单位留人的核心策略应从“法律契约留人”向“心理契约留人”转变。缩短人才培养周期，加大人才培养力度，开拓新的人才获取渠道，充分做好人才储备工作；架构更加合理高效、灵活的薪酬结构与福利政策，保证薪资福利水平在行业内的一定竟争力；规划企业发展愿景，建设更加强大的企业文化，统一价值观；设计更加完善的员工职业生涯发展体系，为其提供较大的职业发展空间与成长机会，实现企业与员工的共同发展……
2、规范用工，在工资支付、社保缴纳、规章制度、劳动保护等方面避免违法，防止劳动者随时辞职权的发生。
3、员工辞职时，公司应当要求员工提交书面的辞职信，并且应当要求员工本人当着HR的面在辞职信上签字；同时，公司也可以设计一份格式化的《离职申请表》，员工辞职信只是作为该表格的附件，该表格要求员工必须当面填写。公司应与劳动者明确约定其离职交接的义务，并约定员工未依法辞职、交接给公司造成经济损失的赔偿范围，如招聘费用、其他直接经济损失等。
4、法律所规定的“以书面形式通知”不宜作僵化的理解，理应包括短信、电子邮件等文字形式的通知，但公司要有办法证明这些信息的真实性。
5、公司收到员工的离职报告时，要分辨清楚员工提交的离职文件到底是辞职通知还是协商解除劳动合同的申请书。对于员工的辞职通知，公司并无批准权，该辞职行为系员工履行自己的一项形成权，一经作出，即生效。故员工若想反悔，需经过公司同意。如果员工辞职时未办理工作交接或与用人单位有未了纠纷的，用人单位可通过仲裁或诉讼等法律途径主张自己的权利，但不能以此限制员工辞职，二者不能混为一谈。
6、如果是员工辞职申请，那么要及时回复员工是否同意其辞职，否则容易出现不必要的麻烦。
出自《离职管理日记【第二季】》
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