来源：科研圈
因为一个肉眼几乎无法察觉的格式规范问题，美国一名医生申请研究经费被驳回。负责审核的工作人员表示坚持规范是为了公平；而科研人员抱怨，这些细节问题浪费了他们的时间和精力，拖了科学发展的后腿。你怎么看？
图片来源：DOM SMITH/STAT
当约瑟夫·施莱辛格（Joseph Schlesinger）博士刚刚结束外科重症监护室的轮班，第一眼看到这封电子邮件时，他陷入了恐慌。 一位政府工作人员写信告诉他，他犯下了“一个致命错误”。
他站在护士站，被不同状态的手术后患者所包围，他想知道接下来应该做些什么。在他的周围，维持生命的机器正在运转，住院病人们在讨论病情预测——但他听不见任何声音。 “感觉自己就像在真空中一样，”范德堡大学（Vanderbilt University）麻醉学和重症监护医学助理教授、纳什维尔退伍军人事务医疗中心（Veterans Affairs medical center）的医师施莱辛格说。他面前没有需要马上治疗的患者，所以他离开去解决收件箱中的危机。
他的“致命错误”不是医学上的，而是格式上的。一周前，他向美国退伍军人事务部（Department of Veterans Affairs，简称 VA）提交了一份长达 84 页的经费申请。他花了几个月的时间熬夜写作，同时还得早起去做手术。现在，所有这些辛劳都被浪费了——因为一个字体问题。
“不幸的是，这份申请在‘研究计划’部分使用了未经批准的字体和字号，这是一个致命的错误，”VA 员工在 9 月 19 日写道，“因此已被驳回，不能参加审核。”
但施莱辛格确信他从未使用过被禁止的字体，并且他已经深入研究了平面设计的奥秘，以证明这一点。 他发现了一个技术故障的证据——而且令他感到愤怒的是，这么琐碎的东西竟然会阻碍他自己和其他人的研究。
VA 工作人员反驳，规则就是规则，他们的 130 页准则旨在促进公平，其中还包括一条警告，提示计算机可能产生这种问题。该机构的康复研究和发展服务部门（Rehabilitation Research and Development Service）甚至拥有格式审核工作人员，他们公布了今年收到的 346 份文件中格式不符合标准的 8 份。
这个问题早已出现。2015 年，为了回应一位古生物学家被拒绝后的愤怒，英国自然环境研究委员会（Natural Environment Research Council）发布了一份声明，称由于字体问题而被拒绝的申请 “仅有 4%”。 去年，在一些大学因字体错误而失去数百万联邦拨款后，国会议员介入，教育部长贝齐·德沃斯（Betsy DeVos）禁止因为这些琐事而拒绝支付经费。
研究经费是科学的命脉。 研究人员不仅是实验设计师，也需要考虑经费，就像卡车司机开车的时候不能不考虑燃料一样。 对于那些从 VA 和国立卫生研究院（National Institutes of Health）申请经费的人来说，因为页边距或衬线问题被拒绝虽然不是生物医学研究中最紧迫的问题，却也不算罕见，令人沮丧。
申请书由于格式问题而被拒绝，“这种事情一直在发生，”塞利格+经费申请写作服务公司（Seliger + Associates Grant Writing Services）负责人杰克·塞利格（Jake Seliger）表示，“这是我们开展业务的部分原因，因为经费申请写作的一部分就是遵循每一条指令，无论它看起来多么荒谬。”
“我们在 VA 波士顿分部门也遇到了这些问题，”VA 波士顿医疗保健系统（VA Boston Healthcare System）研发部副主任特伦斯·基恩（Terence Keane）在一封电子邮件中写道，“当自己犯了一个愚蠢的错误时，没有人会感到高兴。”
起初，施莱辛格实在不知道自己是怎么犯了一个愚蠢又致命的错误。他从 ICU 赶到办公室检查。他打开文字处理器，逐行点击“研究计划”部分——都是 11 磅 Helvetica 字体。就像生态学家对森林多样性进行抽样调查一样，他把光标放在每个段落的不同地方，在各处突出显示。还是 11 磅 Helvetica 字体。他甚至将它打印出来，使用尺子来测量每英寸上的字符数和线条的间距。他说，按照 VA 的规定，一切都应该没问题。
在每年分配给 VA 研究的数亿美元中，他所申请的 20 万美元似乎无关紧要——但这笔钱足以让他研究协作创作歌曲用于改善退伍军人创伤后应激障碍（PTSD）症状的方法。经过五个月的准备之后，他已经提交过一次提案，并得到了审核人员的鼓励性评论。这一次，他将这些反馈考虑在内，并再次提交。他说：“当它在行政级别遭到拒绝时，那可就完了。他们甚至没有把它发给评审专家。他们可能甚至不知道我已经重新提交了申请。”
他跑上三层楼梯，去找罗斯·毕比（Russ Beebe），他拥有比尺子更强大的工具，还能用肉眼发现出了什么问题。毕比在平面设计行业有数十年的工作经验，曾经在报纸、广告代理商和印刷厂工作，他帮助范德堡大学的研究人员处理经费申请书的图像格式。
在交付文件之前，图像设计师通常会进行所谓的预检分析（preflight analysis），这是一种计算机化的质量控制，可以搜索细线宽度和图像颜色混杂的问题。这也是毕比为施莱辛格所做的事情。问题立即出现了。政府网站要求以 PDF 格式提交，而在从 Microsoft Word 转换时，一些文字自动从 Helvetica 调整为 Arial，并且尺寸缩小了几个小数点。这就是为什么，正如 VA 工作人员所指出的那样，某些部分超过了“每英寸之内，水平位置上15 个字符，垂直位置 6 行”。
你可能想知道，审核机构到底是怎么发现如此微小的变化的？退回施莱辛格申请的工作人员，VA 康复研发部门总监帕特里夏·多恩（Patricia Dorn）告诉 STAT，每位审核申请的工作人员都会敏锐地关注任何可疑的页边距或奇怪的字体。
“他们将它重新转换成 Word 格式，然后。。。。。。他们就能看到字体类型和大小；接下来，他们把页面打印出来，这是我们对工作人员的要求，”她说， “他们确实会拿出一把尺子，计算字符数和行数。”
施莱辛格表示，他确实按照申请操作指南的要求，把 PDF 文件中每个部分打印了一页，但字体的差异在他的眼中难以区分。而多恩坚持认为，任何一个研究人员，如果没有她的员工那种敏锐识别出微小的字体违规问题的能力，都应该向她的办公室寻求帮助。
“一份申请没能到达评审团队手里，这是个悲剧，我不否认这点；但我也要说，我们有这些规则和指导方针，以及非常具体的参数，我觉得为了系统中的每一个人，我必须坚持这些规定，”多恩说，“我这么说不是因为我是一个死磕规定的疯子。这是竞争的一部分。”
她强调，她关于字体的决策是为了维护公平，所以没有哪个研究人员拥有比其他人更多的空间。由于这些规则的实施方式，有时候一个意外出现的较小的字体也会受到惩罚，即使研究人员的申请中所包含的内容可能不比使用了正确字体格式的申请材料更多。
政府官员会用尺子测量字母大小和行距，这种规定令人安心还是糟心？这取决于你怎么看。对于施莱辛格而言，他的“致命错误”引发的闹剧实在令他深感不安——尽管他计划在下一个截止日期重新提交，并且这次得找毕比帮忙做个预检分析。
“医生们离开 VA，主要就是因为这样的问题。VA 的官僚主义令我们精疲力尽，”施莱辛格说，“我已经决定继续在 VA 工作，但我确实和我的老板谈过，想要减少我在 VA 工作的时间，因为纯粹的挫折感。这种状况最终伤害了我们的患者，这不是他们的错，他们应该得到极好的医疗保健服务。我们只想提供这样的服务，我们希望作出优秀的的科学研究和发现，然而这种问题阻碍了我们的努力。”
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申请书、请示和报告都属于上行文，都有着一定的结构和特点，在写作方法上也比较类似。
申请书、请示和报告的写作格式基本相同，都包括标题、称呼、开关、正文、结尾和落款等。
1.标题
申请书、请示、报告的标题一般由事由和文种构成。申请（请示、报告）事项应直接写入标题，如“关于××（事项）的申请（请示、报告）”。申请书还可直接用“××（事项）申请书”的标题格式。
在正式公文中，标题字体一般用方正小标宋体，在非正式场合有的也用黑体或者做加粗处理，以与正文区别开来。
正式的申请书（请示、报告），应使用文件红头或单位函头纸打印，标题下方应编发文件号，以示郑重。
2.称呼
称呼应严谨规范，写在标题下方，正文上方，顶格书写。
申请书（请示、报告）的主送对象是上级单位（部门），称呼应写上级单位（部门）的全称，全称过长时可写规范性简称。主送对象是个人时，应写“尊敬的XX（领导）”。
3.开头
开头可以平铺直叙，直接进入正文，如“为了更好地……现就……提出如下申请（请示如下）”“根据……现就……事项报告如下”。
4.正文
申请书、请示、报告正文各有侧重点。
申请书正文，重在写明申请事项的理由和依据，篇幅不宜太长，写作的关键在于申请事项明确、理由充分、依据充足。
请示的正文，重在写明请示的缘由和请示事项，请示缘由要简单明了，具有说服力；请示事项要具体明确，不易产生歧义。
报告的正文，重在陈述工作情况，其主体部分应分层次、分段落，有时会使用二级标题甚至是三级标题。正文应有主次、分轻重，篇幅可长可短。正文内容根据工作的重要程度进行排序，主要工作、重点内容放在前面，重点写，不太重要的工作放在后面，可以简单写或者略写。
5.结尾和落款
申请书、请示、报告的结尾，根据正文内容，可以使用“特此申请，望批准”“特此请示，盼复”“特此报告”等表述方式。
申请书、请示需要上级回复，在末尾应留下联系人信息（姓名、部门、职务等）及联系方式（手机、座机、传真、电子邮箱等）。
以单位名义提交的申请书（请示、报告），署名应为单位全名或规范简称，一般还应加盖公章。
以个人名义提交的申请书（请示、报告），署名应为个人全名，一般还应手写签名。
署名下方应注明成文日期。
6.附件
申请书可以使用附件，有的在正文中因篇幅限制说不清楚的地方，也可以用附件的形式一起呈上，如相关的计划、方案、清单等。
请示相对简单，一般不用附件，但有的请示也需要附件，比如一些需要上级部门确定方案的请示，要附上相关的方案。
报告在特殊情况下也可以使用附件，如附上图表、数据等材料，作为正文的补充。
7.送达
申请书、请示、报告的送达工作相当重要，应慎重对待。
呈报给上级的申请书、请示和报告，大部分都有时限要求，因此要注意跟进送达时间。文件送达后，应和接收方或联系人确认对方是否收到文件，并着重提示对方关注相关事项，如内容的重要性、应报送的领导、回复时间要求等。
8.语言风格
申请书（请示、报告）的遣词造句应当规范、严谨、平实，能体现出申请（请示、报告）人谦恭、平和、恳切的态度。千万不要虚头巴脑、花里胡哨。
写申请书和请示，应避免使用命令式、指令式的词句。语言要真诚，真实，真切，不能言过其实、弄虚作假、混淆视听，影响上级单位（部门）的决策和判断。
申请书和请示不能一文提出多个申请（请示）事项，应一事一文。不能多头申请（请示），应遵循“谁主管、谁负责”的原则，将申请书（请示）呈送给一个上级单位（部门）。不能“先斩后奏”，事后再提交申请书和请示。
写报告要有主有次，不要面面俱到、事无巨细、主次不分。报告内容要经过提炼，有一定的总结性和概括性，不能记流水账。
报告不能夹带申请（请示）事项，不能要求上级做出指示或回复，在报告中不能出现“妥否，请指示”“当否，请回复”等错误表达。
在工作中，经常会出现“××的统计报告”“××的调查报告”“××的审计报告”，这都属于错误的文种表述，“××的”后面只能接“报告”两个字。
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